贵州会议服务之企业会议管理办法

贵州会议服务之企业会议管理办法

一.总则 

     为使公司的会议管理规范化和有序化，提高会议形式的行政决策效率，特制定本办法。

      公司会议制度本着精减、有效、节俭的原则运行。

二.会议种类

       (一).公司设立四级例会制度

      公司常务会议；

      总经理办公会议（碰头会）；

      部门工作会议；

      全体员工会议。

(二).公司设立其他的会议制度

        计划调度会； 

        投资决策（审议）会议；

       工作汇报会； 

       鉴定、评审、论证会；

       新闻发布会； 

       研讨会； 

      工作午餐会。

   (三).公司会议分为常设会议、定期会议和临时不定期会议。可针对不同会议制定细则管理。

三.会议管理体制 

   公司行政部统一管理会议制度，所有会议均须在行政部审批或登记备案。

   行政部须在年度计划中提出全年会议工作计划和费用预算以及压缩会议开支的指标，在上级批准后遵照执行。

   公司严格控制未预见的临时性会议，对此类会议须按一会一报原则审批。 

   会务工作主要由行政部承办；其他部门主办的会议，行政部应予协助。

   公司财务部应加强对会议开支预算方案的审核，减少不合理费用，并确保合理经费及时到位。

   除其他部门主办的会议资料各自存档外，会议资料由行政部整理、立卷、存档。

四.会议程序

   (一).会前准备

   对定期的常规会议，在会前应明确该次会议主题和临时出席或列度人员。

   对不定期的重要会议，承办人应提出会议企划报告，该报告包括：

   1.会议名称；2、会议主旨和目标；3、会议议项；4、会议时间；5、会议地点；6、会议议程；7、会议主持人；8、出席人员（名单）；9、会议财务（支出收入）预算；10、接待工作说明；11、现有筹备情况及进展；12、（可能）存在的问题、解决方案及要求；13、筹划备时间进度表。

   该报告批准后方执行。

   2. 通过口头或书面形式提出会议申请。口头仅适用于例会召开的确认。

   3. 会议通知。根据会议要项拟订会议通知，并提前张贴或发送。对重要会议须发几轮通知的，应做好每轮工作。出席会议的重要或主要人员，应通过电话等方式确认是否能如期出席，并作出相应安排。

   4. 会议承办人及时准备会议场所、会议文件或资料。

   必要是时要进行会场布置、设备调试。对重点发言对象须确保其发言。

   5. 在会议进行中要做好记录。记录方式为要是速记笔录，必要时可录音、录像，妥善保存记录材料。